印刷企業能從網絡印刷解決方案身上得到很多好處。通過實施網絡印刷解決方案，企業可以簡化自己的訂單輸入和樣張確認程序。但是與此同時，印刷企業也需要對生產過程進行控制，以便對內容的使用進行管理和對個人及部門的預算進行監控。

印刷企業和服務供應商可以定制自己的門戶網站和產品目錄的內容，以便為終端用戶提供經過確認的營銷內容和可變數據模板。通過為用戶提供這些信息，印刷企業可以降低營銷材料出現誤差的可能性。

此外，印刷企業還可以定制和控制上傳內容及訂單的確認過程。企業的營銷部門負責為用戶挑選模板，并在必要的時候對其進行更新。此外，營銷人員還應該為特定的用戶群制定促銷活動或材料，以保證營銷信息的統一性。

由于網絡印刷解決方案能通過訂單輸入過程對終端用戶進行指導，因此它可以根據用戶的權限顯示目錄項目和內容。訪問控制可以減少錯誤出現的機會和與處理錯誤訂單有關的成本。網絡印刷解決方案能顯著減少訂單輸入和樣張確認過程中的手工操作步驟，從而為印刷企業節省大量的時間和資金。

網絡印刷解決方案能讓企業制作出一個內部的產品目錄（包括印刷品和非印刷品），并通過互聯網把它發送給員工或特許經營店。終端用戶可以登陸到這個系統上，并從中選擇產品或下載需要印刷的內容。

網絡印刷解決方案一般能支持靜態項目、受版本控制項目和可變數據項目。終端用戶可以隨便定購一定數量的靜態項目，但不能對這些項目進行改動。我們常見的靜態項目有商業表格和預先印好的營銷材料。此外，人們還可以根據語言、地域或其他屬性對項目的版本進行劃分。終端用戶可能只能看到有限的幾個版本的產品。可變數據項目大多會使用預先定義好的魔板，然后讓終端用戶把數據輸入進去或下載一個列表。

作為一個起點，大多數企業會創建一個靜態印刷材料目錄，以供外地員工進行訂購。隨著時間的推移，這些企業會慢慢擴大對網絡印刷解決反感的使用范圍，其中包括對受版本控制項目和可變數據項目進行處理。如今，大多數企業都將網絡印刷系統應用在了對靜態和受版本控制的項目的生產過程中，但它們對可變數據功能的使用次數也正在不斷增加。

客戶一旦提交了訂單，網絡印刷解決方案就能對訂單輸入的整個過程進行控制，例如：訂單的批準、信用卡或現金支付的確認、預檢和數據的驗證等。有些網絡印刷解決方案能與生產工作流程系統整合在一起，而有些則能獨立提供印刷生產管理功能。

生產和封裝

封裝中心能根據客戶的需要對活件進行印刷或運輸，按需印刷系統的應用在近幾年里取得了顯著的增長，它不但降低了企業對庫存的依賴性，而且還通過實施短版印刷和淘汰陳舊設備減少了浪費。

由于很多印刷企業都承擔了過多的IT項目，所以經銷商們也在努力減輕他們購買軟件的負擔。有些網絡印刷解決方案供應商會通過 ASP（APPLication Service Provider，應用服務商）或SaaS (Software as a Service，軟件即服務)的形式為客戶提供解決方案。凡是選擇了托管解決方案的企業都可以鍵入整個軟禁系統，實現對用戶設立、預算管理和生產費用的遠程監控。在這種情況下，企業不需要購買硬件、安裝軟件或對軟件進行維護。相反，他們只需要支付目錄的使用費和每月的租金就可以了。

對印刷服務供應商來說，另一個合理的選擇就是購買軟件，并把它作為主機軟件來使用。服務供應商可以通過該系統獲得訂單，生產印刷材料并完成訂單。此外，他們還能通過一個單一的網絡印刷解決方案對多個網絡入口進行命名。每一個用戶都可以看到一個專為自己制作的入口和目錄，而且他們還可以進入系統設置用戶權限、更改目錄項目以及調整通過認證的工作流程。

ASP（應用服務商）也能為印刷服務供應商提供托管服務。對于那些IT資源有限的小型印刷服務供應商來說，他們能通過一個由第三方托管的解決方案為自己的客戶開發和管理多個網絡印刷入口。網絡印刷經銷商可以利用多層次的安全模式為主機、服務供應商、客戶和終端用戶提供目錄入口、內容入口和行政職能的控制功能。